Cara Membuat Email dengan Domain Sendiri Menggunakan Zoho

Bagi sebagian orang, membuat email menggunakan nama domain sendiri semisal mail@domainsaya.com mungkin bukan hal yang sulit, malah sudah ada yang menggunakannya, tapi saya yakin tetap masih banyak yang bingung bagaimana cara membuat email dengan domain sendiri, apalagi semenjak Google Apps Business tidak lagi gratis.

Selain menggunakan provider email pihak ketiga, sebetulnya sudah ada  sistem email yang bisa kita gunakan secara gratis, seperti Roundcube dan Squirrel. Hanya saja, kita harus sedikit lebih repot karena proses instalasi, konfigurasi dan urusan keamanannya ada di tangan kita sendiri. Belum lagi dengan urusan beban server dan kapasitas yang sedikit banyaknya harus mengambil jatah dari hosting yang kita gunakan. Niat hati ingin keren, tapi malah rempong yang ada.

Soal provider email, banyak juga yang menyediakan layanan email custom domain secara gratis, seperti Outlook, FastMail dan Pawnmail. Tapi, disini kita akan membuat email dengan domain sendiri menggunakan Zoho

Kenapa Zoho?

Ada beberapa alasan (selain karena gratis) yang bisa menjadi bahan pertimbangan kenapa saya merekomendasikan Zoho. Antara lain:

• Tidak ada iklan;
• Bisa hingga 25 pengguna;
• Masing-masing pengguna mendapatkan kuota 5 GB untuk mail storage dan 5 GB untuk docs storage. Kalau ditotal, berarti itu kita mendapatkan 250 GB;
• Mendukung docs desktop sync;
• Tampilan antar muka yang indah, bersih dan mudah digunakan (user firendly);

Hanya itu? Tentu tidak. Masih ada fitur istimewa kenapa Zoho layak menjadi pilihan provider custom domain tanpa biaya, yaitu terintegrasi dengan berbagai aplikasi bisnis Zoho, dan kita bisa menggunakannya secara cuma-cuma. Apa saja layanan aplikasi bisnisnya? Ini dia!

Sales & Marketing

1. Zoho SalesIQ, sebuah sistem livechat yang hassle-free dan memadukan pelacakan serta alnalisis pengunjung ke dalam satu sistem yang dapat diintegrasikan dengan berbagai engine situs, seperti WordPress, PrestaShop, Magento, Joomla, Shopify, Bigcommerce, Opencart dan lain sebagainya.
2. Zoho Survey, buat survey online berapapun banyaknya dengan mudah hanya dalam hitungan menit, dimana setiap survey yang kita buat mendapat kuota 15 pertanyaan dan 150 responder. Jika merasa kurang, kita dapat meng-upgrade-nya ke versi berbayar.
3. Zoho Campaign, sebuah sistem newsletter yang tidak biasa, karena selain befungsi sebagai email marketing, Zoho Campaign juga memiliki fitur Social Media Marketing. Gratis hingga 2.000 subsriber dan 12.000 email per bulan.
4. Zoho Sites, Content Management System (CMS) situs yang siap memudahkan Anda membuat situs cantik tanpa harus menguasai coding.
5. Zoho Social, layanan satu atap pengelolaan media sosial, yaitu Twitter, Facebook, LinkedIn, Google+ dan Instagram.
6. Zoho Contact Manager, sistem yang akan memudahkan Anda dalam mengelola kontak bisnis dengan lengkap dan rapi.
7. Zoho Form, buat dan bagikan formulir Anda dengan sangat mudah, drag & drop, pilihan template yang cantik, mendukung file upload (hingga 200 MB) dan laporan yang tidak terbatas.
8. Zoho Motivator, sistem yang akan mengukur prestasi kinerja sales dan menampilkan capaian prestasi untuk memotivasi kinerja sales agar lebih semangat dan bisa bersaing dengan sehat.

Email & Colaboration

1. Zoho Notebook, aplikasi pencatat yang sederhana, mudah digunakan dan kaya fitur. Sudah tersedia juga di Android dan iOS, Zoho Notebook dapat menjadi memori penyimpan catatan teks dengan fitur checlist-nya, rekaman/audio dan foto.
2. Zoho Docs, layanan penyimanan awan berbagai jenis file seperti Google Doc yang juga mendukung desktop sync dan bisa diintegrasikan dengan DropBox.
3. Zoho Projects, sistem pengelola proyek yang memudahkan kita bekerja, mulai dari perencanaan, tracking perkembangan dan berkolaborasi dengan tim. Riwayat pengerjaan jadi tercatat dengan runut.
4. Zoho Connects, sebuah sistem jejaring sosial privat untuk di perusahaan, organisasi, komunitas dan lain sejenisnya dengan jumlah pengguna tanpa batas.
5. Zoho Bug Tracker, mencatat dan melacak bug dengan mudah, sehingga kita bisa memperbaikinya dengan cepat.
6. Zoho Meeting, buat web conference dengan sangat mudah dan cepat.
7. Zoho Vault, mirip seperti LastPass, Zoho Vault merupakan password manager yang akan membantu kita ‘mengingat’ semua kata sandi dengan pengamanan yang berlapis.
8. Zoho Showtime, sistem presentasi online yang bisa dinikmati oleh siapapun tanpa kita harus hadi di tempat.
9. Zoho Chat, sistem chating privat yang bisa diterapkan di tempat kerja, sehingga koordinasi bisa lebih mudah. Zoho Chat juga sudah tesedia untuk Android dan iOS.

IT Help Desk

1. Zoho Support, sistem layanan konsumen berbasis web (white label) yang dirancang untuk bisa fokus mebantu dan membuat konsumen merasa senang.
2. Service Desk Plus On Demand, Sebuah sistem help desk IT yang mudah digunakan untuk memberikan layanan kelas dunia. Anda dapat melacak dan mengelola tiket IT dengan efisien, menyelesaikan masalah lebih cepat, dan memastikan kepuasan pengguna akhir.
3. Zoho Assist, sistem keamanan berbasis web yang dirancang untuk bisa melakukan bantuan dan dukungan IT secara remote.

Finance

1. Zoho Book, sistem pembukuan akuntansi berbasis cloud yang dirancang untuk bisnis skala kecil dan menengah.
2. Zoho Invoice, sistem faktur berbasis web yang akan membantu kita membuat faktur pembayaran dengan tampilan yang profesional dan secara otomatis akan mengirim pengingat tagihan kepada klien.
3. Zoho Subscription, sistem manajemen billing langganan yang secara otomatis akan mengirimkan tagihan secara periodikal.
4. Zoho Expense, aplikasi yang akan mempermudah kita dalam mengendalikan beban perusahaan. Mengotomatisasi laporan perjalana dinas, merampingkan persetujuan, memperoleh visiblitas dan mengambil kendali.
5. Zoho Inventory, membantu Anda menginventarisir stok barang dengan sangat mudah dan rapi.

Human Resource (HR)

1. Zoho Recruit, aplikasi perekrutan yang modern berbasis teknologi dan bisa melakukan penjadwalan interview secara integratif.
2. Zoho People, solusi pengelola HR berbasis online yang lengkap dan terintegrasi.

Business Process

1. Zoho Creator, program untuk membuat aplikasi bisnis dengan mudah. Kita tidak harus banyak mengetik bahas pemorgraman, baris perintah tinggal drag & drop.
2. Zoho AppCreator, buat aplikasi mobile berbasis Android dan iOS dengan sangat mudah dan berbasis
3. Zoho Reports, sistem pembuat laporan bisnis yang dilengkapi data visual analisis. Dapat disinkronkan dengan berbagai sumber data, kolaborasi secara online, big data, tingkat keamanan yang tinggi dan mendukug white label.

Kebayang kan luar biasanya? Kita tidak hanya mendapatkan alamat email dengan domain kita sendiri, tapi juga akses ke puluhan layanan Zoho secara gratis.

Selanjutnya: Membuat Email dengan Domain Sendiri Menggunakan Zoho

Membuat Email dengan Domain Sendiri Menggunakan Zoho

Sebelum memulai konfigurasi, saya asumsikan Anda sudah memiliki domain beserta hosting cPanel-nya. Secara garis besar, tahapan setting email menggunakan  Zoho sebagai berikut:

1. Add Domain
2. Verify Domain
3. Create Users
4. Configure MX Records
5. Email Migration

Mari kita mulai!

Dari situs Zoho, pilih layanan FREE di menu Pricing, atau jika Anda ingin mendapatkan tambahan 5 user (jadi 30 user) bisa langsung klik disini. Selanjutnya klik Sign Up

Ikuti langkah-langkahnya seperti berikut:

1. Sign Up

• Check “Sign up with a domain I already own”
• masukan domain (contoh: namadomain.com)
• Masukan nama depan dan nama belakang.
• Tentukan akun administrator. Jika hanya untuk sendiri, bisa langsung pakai alamat email sesuai keinginan (contoh: surat@namadomain.com)
• Pilih Nomor Telepon atau Alamat Email untuk PIN verifikasi.
• Ketikan Password yang akan digunakan.
• Klik Sign Up

2. Verifikasi Akun

Masukan kode verifikasi yang dikirim ke Nomor Handphone atau Email.

3. Verifikasi Domain

Setelah berhasil melakukan verifiksi akun, Anda akan dibawa ke halaman verifikasi domain. Anda bisa memilih DNS Hosting Provider mana yang Anda pakai untuk mendapatkan panduan langsung di bagian bawah halaman verifikasi domain.

Ada 3 cara verifikasi domain, yaitu CNAME Method, TXT Method, HTML Method. Disni kita akan mencobanya dengan CNAME Method dan diasumsikan DNS Hosting Providernya yang paling umum, yaitu cPanel.

4. Verifikasi Domain via cPanel dengan Metode CNAME

Sekarang, buka tab baru dan masuk ke cPanel hosting yang Anda pakai. Disini, kita akan tambah CNAME Record via Simple Zone Editor

Penting: Jangan tutup halaman Zoho, karena nanti harus kembali ke halaman tersebut.

• Pilih domain (Selec a domain), di sini saya menggunakan mariana.my.id sebagai contoh.
• Pada bagian Add a CNAME Record, isi Name dan CNAME dari Zoho di atas. Contoh disini zb14717061 dan zmverify.zoho.com
• Klik Add CNAME Record

Baik, CNAME record sudah ditambahkan, sekarang kembali ke halaman Zoho untuk melanjutkan tahapan verifikasi.

Ikuti langkah-langkah selanjutnya.

5. Penambahan User

6. Membuat Grup

7. Konfigurasi Pengiriman Email (MX Record)

Ini bagian terpenting agar email yang dikirim ke Anda bisa masuk. Disini kita akan melakukan pengaturan MX Record. Kembali, konfigurasi ini akan kita lakukan di cPanel. Sebagai contoh, lihat pada gambar Configure Email Delivery di atas, di sana ada tabel MX Record yang terdiri dari Host Name, Adress dan Priority. MX Record tersebut yang akan kita pakai.

Sekarang, kembali ke cPanel.

• Pilih domain (contoh: mariana.my.id)
• Check “Remote Mail Exhanger more>>”
• Masukan MX Record pertama
• Masukan MX Record kedua
• Hapus MX Record bawaan yang sudah ada

8. Migrasi Email

Jika Anda ingin memindahkan dari sistem sebelumnya

9. Konfigurasi Email Client

10. Pilihan Aplikasi Selular

11. Proses Akhir (Akses Zoho Mail)

Selamat! email Anda dengan nama domain sendiri sudah jadi dan bisa diakses kapan saja via mail.zoho.com atau melalui aplikasi mobile Zoho Mail Apps yang sudah tersedia di Android dan iOS.

12. Penyesuaian

Anda dapat melakukan berbagai penyesuaian, seperti tampilan dan logo melalui Control Panel Zoho (lihat panah penunjuk pada gambar di atas)

Selamat mencoba, semoga bermanfaat! 🙂